Argentina. Ministerio de Modernización. Secretaría de Modernización Administrativa
Resolución SMA 0044/2016. Boletín Oficial n° 33.530, lunes 2 de enero de 2017, pp. 39-40.

Citas Legales : Decreto 00013/2016, Decreto 00561/2016, Decreto 01131/2016, Decreto 01131/2016 - artículo 4, Ley 24.156, Ley 24.156 - artículo 008, Ley 25.506, Ley 25.506 - art´culo 48
(Nota del Centro de Documentación: artículos 8° y 9° derogados por Resolución SMA 32/2017 Biblioteca. Procedimiento de digitalización de documentación administrativa por Lotes, aprobado por Resolución SMA 18/2018 Biblioteca)

Ciudad de Buenos Aires, 30/12/2016

    VISTO la Ley Nro. 25.506, los Decretos Nros. 13 del 5 de enero de 2016, 561 del 6 de abril de 2016 y 1131 del 28 de octubre de 2016, el Expediente Electrónico Nro. EX-2016-05329142- -APN -SECMA#MM, y

    CONSIDERANDO:

    Que la Ley N° 25.506 de Firma Digital reconoce la eficacia jurídica del documento electrónico, la firma electrónica y la firma digital, y en su artículo 48 establece que el Estado Nacional, dentro de las jurisdicciones y entidades comprendidas en el artículo 8° de la Ley N° 24.156, promoverá el uso masivo de la firma digital de tal forma que posibilite el trámite de los expedientes por vías simultáneas, búsquedas automáticas de la información y seguimiento y control por parte del interesado, propendiendo a la progresiva despapelización.

    Que en ese marco, es premisa del Gobierno Nacional implementar mecanismos tendientes a mejorar la gestión pública en términos de calidad y eficiencia, avanzando en el uso de herramientas tecnológicas que permitan una mejor utilización de la información de la Administración.

    Que por el Decreto N° 13/2016 se estableció entre los objetivos de la SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN, el de entender en el marco regulatorio del régimen relativo a la validez legal del documento y firma digital, así como intervenir en aquellos aspectos vinculados con la incorporación de estos últimos a los circuitos de información del Sector Público Nacional y con su archivo en medios alternativos al papel.

    Que a través del Decreto N° 561/16 se aprobó la implementación del sistema de Gestión Documental Electrónica -GDE- como sistema integrado de caratulación, numeración, seguimiento y registración de movimientos de todas las actuaciones y expedientes del Sector Público Nacional, actuando como plataforma para la implementación de gestión de expedientes electrónicos, a partir de la generación de los distintos documentos electrónicos que forman parte de los mencionados expedientes, y que son firmados digitalmente y archivados en dicho sistema.

    Que consecuentemente, por el Decreto N° 1131 del 28 de octubre de 2016 se reguló la digitalización y archivo de documentos en formato electrónico, facultando a la SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN a dictar las normas operativas, aclaratorias y complementarias relativas a la conservación y plazos de guarda de los documentos electrónicos y expedientes en el Sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE), así como para el proceso de digitalización, archivo y conservación de documentos de gestión en soporte papel en el ámbito del sector público nacional.

    Que en este sentido, corresponde el dictado de la norma legal que precise las cuestiones expresadas precedentemente.

    Que la presente medida se dicta en uso de las facultades otorgadas por el artículo 4° del Decreto N° 1131/16.

    Por ello,
    EL SECRETARIO DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA
    DEL MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN
    RESUELVE:

    ARTÍCULO 1°- Apruébase la “Tabla de Plazos Mínimos de Conservación y Guarda de Actuaciones Administrativas”, que será de aplicación a todos los expedientes en soporte papel o electrónico y que como Anexo I (IF-2016-05338122-APN -SSGA#MM) forma parte integrante de la presente.

    ARTÍCULO 2°- Apruébase el “Procedimiento de Guarda Temporal, Archivo u Recuperación de Expedientes Electrónicos”, que como Anexo II (IF-2016-05338111-APN -SSGA#MM) forma parte integrante de la presente.

    ARTÍCULO 3°- Los plazos mínimos de conservación y guarda estipulados por la Tabla aprobada en el Artículo 1° serán de aplicación obligatoria en las entidades y jurisdicciones contempladas en el artículo 8° de la Ley Nro. 24.156 que integran el Sector Público Nacional.

    ARTÍCULO 4°- Los documentos creados utilizando el módulo GEDO son automáticamente archivados en el Repositorio Único de Documentos Oficiales -RUDO- del sistema de Gestión Documental Electrónica - GDE.

    ARTÍCULO 5°- Los documentos originales en soporte papel que deban ser utilizados en algún trámite electrónico, deberán ser previamente digitalizados a fin de ser archivados en el RUDO, de acuerdo al protocolo de escaneo IF-2016-05338096-APN -SSGA#MM que como Anexo III forma parte de la presente.

    ARTÍCULO 6°- Los expedientes en soporte papel, cualquiera sea su estado de tramitación, podrán ser digitalizados conforme el procedimiento que se aprueba en el Artículo 5°, y su tramitación continuará por expediente electrónico, habilitándose el procedimiento de depuración del expediente en soporte papel.

    ARTÍCULO 7°- Los expedientes que tramitan en soporte papel se archivan por el organismo de origen según el plazo de guarda establecido el Artículo 1ro. Los expedientes que tramitan en el sistema de Gestión Documental Electrónica - GDE, se archivan según el procedimiento de Guarda Temporal, Archivo y Recuperación descripto en el Anexo II (IF-2016-05338111-APN -SSGA#MM) que forma parte integrante de la presente.

    ARTÍCULO 8°- Vencidos los plazos de guarda de las actuaciones administrativas, conforme a la Tabla aprobada por el artículo 1°, se deberá proceder a su depuración. Esta acción deberá ser autorizada previamente por un funcionario con rango no inferior a Director General o Nacional perteneciente al organismo o jurisdicción donde se hubiera archivado el expediente, mediante la firma por sistema GEDO de un “Acta de Depuración de Expedientes”, donde deberán constar todos los datos de identificación del expediente (carátula, número, fojas, organismo de origen, asunto).

    ARTÍCULO 9°- Los expedientes con plazo de guarda vencido, que a criterio del funcionario autorizante tengan valor histórico, deberán remitirse a la DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, dependiente de la SUBSECRETARÍA DE INTERIOR de la SECRETARÍA DE INTERIOR del MINISTERIO DEL INTERIOR, OBRAS PÚBLICAS Y VIVIENDA. Previo a dicha transferencia, el funcionario con rango no inferior a Director General o Nacional, deberá confeccionar un “Acta de transferencia de Expedientes” utilizando el módulo GEDO, en la que conste el motivo de la transferencia.

    ARTÍCULO 10.- Comuníquese la presente medida a la SINDICATURA GENERAL DE LA NACIÓN - SIGEN.

    ARTÍCULO 11.- Comuníquese, publíquese, dése a la Dirección Nacional del Registro Oficial y archívese.
    EDUARDO NICOLÁS MARTELLI,
    Secretario, Secretaría de Modernización Administrativa,
    Ministerio de Modernización
    anexo 1.pdfanexo 2.pdfanexo 3.pdf
    Citas legales:Decreto 00561/2016 Biblioteca
    Decreto 01131/2016 Biblioteca
    Ley 24.156 Biblioteca
    Ley 25.506 Biblioteca